Akuntansi Hotel
RUANG LINGKUP HOTEL
- Wisatawan : Orang yang memasuki wilayah suatu negara dengan tujuan apapun asal bukan untuk tinggal menetap atau melakukan usaha yang teratur dan mengeluarkan uangnya di negara yang dikunjungi serta tidak memperoleh uang dari negara tersebut.
- Ciri-ciri wisatawan: -Perjalanan dilakukan lebih dari 24 jam
-Orang yang melakukannya tidak mencari nafkah di tempat di negara yang dikunjungi
- Hotel menurut Hotel Proprietors Act :
- Hotel menurut Grolier Electronic Publishing, Inc :
- Karakteristik Hotel :
2. Mempunyai rantai distribusi dan rentang waktu yang pendek
3. Merupakan industri yang menggunakan tenaga kerja secara intensif
- Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan :
2. Food & Beverage:
3. Produk hotel yang tergolong dalam Minor Opperated Department (MOD) antara lain: telpon, laundry.
4. Produk hotel yang dikelompokkan dalam Other Income (OI) antara lain: ruangan untuk acara banquet (pertemuan), ruangan konfrensi atau siding, ruangan untuk keperluan pertokoan (souvenir), penukaran valuta asing (money changer), kolam renang, diskotik, dan produk yang berbentuk fasilitas olahraga (golf, gymnasium, billiard)
- Jenis Hotel : (United State Lodging Industry)
2. Residential Hotel
3. Resort Hotel
- Penggolongan Hotel :
2. Penggolongan berdasarkan kondisi phisik, syaratnya:
– Besar kecil hotel
– Kualitas, lokasi dan lingkungan bangunan
– Fasilitas yang dimiliki hotel untuk tamu
– Kelengkapan peralatan yang tersedia
– Kualitas bangunan
– Tata letak ruang dan ukuran ruang
3. Penggolongan berdasar Operasional/Manajemen:
– Struktur organisasi, uraian tugas dan manual kerja
– Tenaga kerja, spesialisasi dan tingkat pendidikan karyawan
4. Penggolongan berdasar Pelayanan :
– Keramahan, sopan, dan menggunakan seragam
– Pelayanan mengacu kepada kebutuhan dan keinginan tamu
– Pelayanan dibuka selama 24 jam
- Menurut BPS, tarif kamar dibedakan menjadi :
2. Tarif kamar per person tarif:
– Seasional Rates
– Week-End Rates
– Family Plan Rates
– Group Rates
– Commercial Rates
– Airlines Rates
– Day Rates
– Travel Agencies Rates
– Over Flow Rates
– Sistem Plan Rates
Harga kamar yang ditetapkan berdasarkan atas fasilitas yang diminta
Tamu yang membayar hanya untuk harga kamar (European Plan)
Tamu yang membayar fasilitas kamar dan makan (American Plan)
- Cara Pemasaran jasa yang ditawarkan oleh hotel :
2. Inside Selling (Dalam)
- Daftar Rekening (Chart of Account):
1. Rekening riil (Riil accounts)
Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri dari aktiva/harta, utang dan modal.
2. Rekening Nominal (Nominal accounts)
Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah laporan L/R yang terdiri dari pendapatan/penjualan dan biaya dan Harga Pokok Penjualan.
- Struktur Organisasi Hotel:
2. Housekeeping Department
3. F&B Department
Departemen ini dibadi menjadi 2:
a. F&B Production
b. F&B Service
4. Sales&Marketing Department
5. Accounting Department
6. Human Resources Department
7. Engineering Department
8. Security Department
- Struktur Organisasi Departemen Akuntansi:
2. Chief Accounting
3. Credit Manager
4. Account Receivable
5. Income Audit
6. Accounting Payable
7. General Cashier
8. Cost Control
9. Receiving
10. Store (Gudang)
11. Payroll
12. Purchasing
13. Night Audit
14. Book Keeper
- Sistem Pembayaran pada Hotel
1. Pembayaran dengan cash money
2. Pembayaran dengan credit card
3. Pembayaran dengan traveller cheque
4. Pembayaran dengan voucher
5. Pembayaran dengan guarantee letter
6. Pembayaran dengan complimentary
PENDAPATAN
Penjualan merupakan satu aspek yang sangat penting dalam urat nadi kehidupan usaha tersebut. Eksistensi dan kesinambungan hidup organisasi usaha sangat tergantung dari kemampuannya menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang dihasilkan.
Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar, penjualan makanan dan minuman, penjualan dari outlet-outlet lainnya.
a. Penjualan Kamar
b. Penjualan makanan dan Minuman
c. Penjualan lain-lain dan masing-masing outlet
Karakteristik penjualan pada usaha hotel yaitu:
1. Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.
2. Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi.
3. Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stock).
PENJUALAN KAMAR
a. Jenis Pemesanan Kamar
1. Pemesanan Kamar Bergaransi (Guaranteed Reservations)
Yang termasuk pemesanan kamar bergaransi:
- Prepayment
- Advance Deposit
- Travel Agent/Airlines
- Corporate
b. Media Pemesanan Kamar
a. Telepon
b. Surat
c. Telex
d. Faxsimile
e. Go show
c. Sumber-sumber Reservasi
1. Company atau Perusahaan
2. Travel Agent/Biro Perjalanan
3. Airlines Agency/Perusahaan Penerbangan
4. Government/Pemerintahan
5. Airport Representative
6. Hotel Guest/Tamu Hotel
7. Car Rental Company/Perusahaan Penyewaan Mobil
8. Central Reservation System/Sistem Pemesanan Terpusat
9. Individual/Perseorangan
- Bagan Organisasi yang Terlibat:
b. Front Office (FO) dan FO cashier:
c. Bellboy
d. Roomboy
e. Housekeeping
f. Night Audit
g. Income Auditor
h. Account Receivable
i. General Cashier.
- Dokumen yang Digunakan:
v Master bill
v Extra bill
b. Reservation Form
c. Registration Form
d. Registration Card
e. Room Count Sheet
f. Room Sales Recapitulation
g. Remittance of Fund
- Laporan yang Dihasilkan:
2. Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan
- Prosedur Penjualan:
Tamu FO Bellboy Night Audit Income Audit
Melakukan RSF Setelah tamu registrasi,
reservasi kunci kamar diserahkan, Cek ulang
RGF bellboy mengantar tamu
ke kamar
RGC Cek
GB Buat daily of sales
(Masukkan ke rak,
posting tiap hari)
RCS
RSR
+
Uang
+
GB
ROF
PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN
- Kelompok Makanan dan Minuman
– Makanan pembuka (Appetizers)
– Sup (Soup)
– Makanan utama (Main course)
– Makanan penutup (Dessets)
b. Minuman
– Minuman keras (Liquer)
– Beer
– Minuman ringan (Soft drink)
– Minuman hangat (Hot beverage)
- Bagian yang Terlibat
b. Food and Beverage (F&B) Cashier
c. Kitchen
d. Income Auditor
e. Night audit
f. FO cashier
- Dokumen yang Digunakan:
b. Restaurant and Bar order: mencatat pesanan tamu
c. Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
d. Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift
e. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu
- Laporan yang Dihasilkan:
b. Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan
Prosedur Penjualan:
Penjualan Makanan dan Minuman Tunai
Tamu Waiter/ress Kitchen F&B Cashier FO
Menu Menu
Order RBO RBO RBO
(Rangkap 3, (Siapkan pesanan)
arsip) RBB
(Rangkap 3,
RBB arsip) Titip pada FO
+ utk tiap shift
Uang Uang Esok dibawa
+ ke back office
RBSS
ROF
Penjualan Makanan dan Minuman Kredit
Tamu Waiter/ress Kitchen F&B Cashier FO
Menu Menu
Order RBO RBO RBO
(Rangkap 3, (Siapkan pesanan)
arsip) Posting
RBB ke GB
(Rangkap 3,
RBB arsip) Titip pada FO
(Ttd persetujuan ke + utk tiap shif
Charge bill) RBSS Esok dibawa
ke back office
ROF
Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang memadai maka akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel.
Penjualan Kamar
Bagian Organisasi yang Terlibat:
a. Front Office (FO) dan FO cashier
b. Night Audit
c. Income Auditor
d. General Cashier.
Dokumen yang Digunakan:
a. Guest bill
b. Room Sales Recapitulation
c. Remittance of Fund
Prosedur :
FO Night Audit Income Audit General Cashier
GB
+
RSR
+
Uang
ROF
Cek Cek ulang & catat pada catat pada general cashier
summary, daily sales simpan uang&arsip bukti
Penjualan Makanan dan Minuman
Bagian Organisasi yang Terlibat :
a. F&B cashier
b. FO cashier
- Night Audit
- Income Auditor
- General Cashier
Dokumen yang Digunakan:
a. Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
b. Restaurant and Bar summary of sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift
c. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu
Prosedur :
F&B FO Night Audit Income Audit General Cashier
RBB GB
+ +
SOS RSR
+ +
Uang Uang
ROF ROF
Cek Cek ulang & Catat pada general cashier
catat pada summary, simpan
daily of sales uang&arsip bukti
Pengumpulan Piutang
Bagian Organisasi yang Terlibat:
- Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan serta melakukan penagihan
- Collector: melakukan penagihan atas piutang tamu berdasarkan faktur.
- General Cashier: menerima semua hasil penagihan piutang dan melakukan pengecekan kembali dan menyetor uang ke bank.
Dokumen yang Digunakan:
- Guest bill
- Reservation Form
- Agent Voucher
- DPP
- Invoice
- Cash Receipt
Prosedur
Account Receivable Head Department Collector General Cashier
VA
+
RF
+
GB Persetujuan Penagihan ke agen
Invoice Invoice Invoice Invoice Catat pada GCS
+ + + + info ke AR, lalu
DPP DPP DPP DPP arsip
+ + + +
CR CR CR CR
Penerimaan Uang Muka
Bagian Organisasi yang Terlibat:
a. Reservation
b. Front Office (FO) dan FO cashier:
c. Night Audit:
d. Income Auditor
e. General Cashier
Dokumen yang Digunakan:
a. Cash Receipt
b. Reservation Form
Prosedur :
Reservation Agen FO Cashier Night Income General Cashier
Audit Auditor
RF Reservasi
RF RF RF
+ +
Uang Uang Cek Cek ulang Catat pada GCS
&informasikan
CR account receivable,
lalu arsip
ROF
BIAYA
PENGERTIAN BIAYA
Biaya adalah harga perolehan yang dikorbankan atau digunakan dalam rangka memperoleh penghasilan (revenue) dan akan dipakai sebagai pengurang penghasilan.
DOKUMEN-DOKUMEN
1. PURCHASE REQUISITION (PR)
Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar minimum stock barang.
Purchase Requisition pada umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada:
a. Asli dikirim ke seksi cost control
b. Copy Pertama dikirim ke seksi pembelian/purchasing
c. Copy Kedua sebagai arsip untuk gudang(storeroom)/departemen outlet
Contoh pembuatan Purchase Requisition:
Pada tanggal 14 Mei 2006 berdasarkan stock minimum barang petugas gudang meminta kepada seksi pembelian barang supaya dibelikan barang-barang yaitu:
30 pack Maizena 400 gram 18 btl Apricot Brandy
60 kg Coffee Bali 250 gram 15 btl Borzoi Vodka
24 can Custard Powder 100 gram 36 btl Bir Bintang Large
36 can Baking Powder 50 gram 36 box Paper Napkin
Hotel :
Alamat :
PURCHASE REQUISITION
From : Storeroom Department Date : 14 Mei 2006
Please order the following items
To be delivered by:………………..
| No | Unit | Items | Qty Reqst | Stock On hand | Average Consum | To date Consum | Unit Price | Remarks |
|
1
2
3
4
5
6
7
8
|
Pack
Kg Can Can Btl Btl Btl Box |
Maizena 400 gram
Coffee Bali 250 gram Custard Powder 100 gram Baking Powder 50 gram Apricot Brandy Borzoi Vodka Bir Bintang Large Paper Napkin |
30
60
24
36
18
15
36
36
|
10
20
8
12
6
5
12
26
|
30
60
24
36
18
15
36
36
|
25
30
10
15
10
7
12
30
|
Requested by Approved by
Head Department Store General Manager
2. PURCHASE ORDER (PO)
Purchase Order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barang-barang untuk kebutuhan operasional hotel.
Prosedur pemesanan barang melalui purchase order hendaknya disesuaikan dengan aturan yang berlaku misalnya:
d. Harus didukung dengan purchase requisition
e. Didukung dengan Analisa Pembanding Harga (Quatation Analysis Price)
Purchase Order (PO) dibuat rangkap 5 dan didistribusikan kepada:
a. Asli dikirim kepada supplier yang ditunjuk
b. Copy Pertama dikirim ke seksi cost control
c. Copy Kedua dikirim ke seksi storeroom department/gudang (informasi pembelian)
d. Copy Ketiga dikirim ke seksi account payable
e. Copy Keempat arsip purchasing department
Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain:
1. Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti pemesanan barang (PO).
2. Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan dengan jumlah, mutu, berat, ukurannya serta spesifikasinya.
Contoh pembuatan purchase order:
Hotel : ……………………
Alamat : ……………………
PURCHASE ORDER
Kepada Yth : UD Pelangi No : 001
Tanggal : 14 Mei 2006
Sesuai dengan penawaran harga tuan, harap barang-barang tercantum dibawah ini dikirim kebagian penerimaan kami:
Tanggal tiba : 18 Mei 2006
|
No
|
Banyak
|
Satuan
|
Jenis
Barang
|
Harga
Satuan
|
Harga
Total
|
| 1
2 3 4 5 6 7 8 |
Pack
Kg Can Can Btl Btl Btl Box |
Maizena 400 gram
Coffee Bali 250 gram Custard Powder 100 gram Baking Powder 50 gram Apricot Brandy Borzoi Vodka Bir Bintang Large Paper Napkin |
30
60
24
36
18
15
36
36
|
5.500
5.000
2.500
3.000
105.000
115.000
10.000
27.500
|
165.000
300.000
60.000
108.000
1.890.0001.725.000
360.000
990.000
|
§ PO ini dianggap batal jika paling lambat tanggal 25 Mei 2006 belum tiba di gudang.
§ Barang supaya dikirim ke bagian penerimaan (receiving) disertai nota pembelian rangkap 2(dua).
§ Kami akan mengembalikan duplikat nota tersebut setelah barang diterima.
§ Barang akan kami kembalikan apabila ternyata tidak sesuai dengan pesanan kami, dan hotel bertanggung jawab kalau barang sudah tiba di gudang kami dalam keadaan baik.
§ Pembayaran akan dilakukan, setelah barang diterima berdasarkan tanda penerimaan kami dan nota tuan/nyoya atau surat penagihan tuan/nyonya yang kami terima.
§ Harap dicantumkan no order kami pada nota tuan/nyonya.
§ PO ini dianggap sah apabila telah ditandatangani oleh pejabat hotel yang berwenang.
Purchasing Manager Cost Control General Manager
3. MEMORANDUM INVOICE (MI)
Memorandum Invoice (MI) adalah pencatatan pembelian barang-barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang-barang tersebut sudah diterima dengan baik.
Seksi penerima barang mempunyai tugas untuk membuat tanda bukti barang masuk berupa Memorandum Invoice sesuai nota pembelian/faktur, setiap satu nota/faktur dibuatkan satu Memorandum Invoice.
Memorandum Invoice baru dikatakan berlaku syah apabila sudah ditandatangani oleh departemen yang diberi wewenang untuk membubuhi tanda tangan seperti:
1. Quantity and Quality Approved
2. Price approved
3. Received
Setelah MI ditandatangani selanjutnya didistribusikan ke seksi:
1. Asli dikirim ke seksi cost control
2. Copy Pertama dikirim ke seksi storeroom department/gudang
3. Copy Kedua dikirim ke seksi pembelian barang/purchasing (arsip)
4. Copy Ketiga dikirim ke seksi hutang/account payable
5. Copy Keempat diberikan kepada supplier
Contoh pembuatan Memorandum Invoice:
Hotel:
Alamat:
Memorandum Invoice Food
No :001Date :18 Mei 2006
Delivered by: UD Pelangi
|
Stock No
|
Unit
|
Qty
|
Description
|
Unit Price
|
Total
|
Remarks
|
| A1
2 3 4 |
Pack
Kg Can Can |
30
60 24 36 |
Maizena 400 gr
Coffee Bali 250gr Custard Powder 100gr Baking Powder 50gr |
5.500
5.000
2.500
3.000
|
165.000
300.000
60.000
108.000
|
|
|
Total
|
633.000
|
|||||
(……………………..) (………………………..) (………………..)
Hotel:
Alamat:
Memorandum Invoice Beverage
No :002
Date :18 Mei 2006
Delivered by: UD Pelangi
|
Stock No
|
Unit
|
Qty
|
Description
|
Unit Price
|
Total
|
Remarks
|
| B1
2 3 |
Btl
Btl Btl |
18
15 36 |
Apricot Brandy
Borzoi Vodka Bir Bintang large |
105.000
115.000
10.000
|
1.890.000
1.725.000
360.000
|
|
|
Total
|
3.975.000
|
|||||
(………………………) (………………………..) (………………..)
Hotel:
Alamat:
Memorandum Invoice Material Supplies
No :003
Date :18 Mei 2006
Delivered by: UD Pelangi
|
Stock No
|
Unit
|
Qty
|
Description
|
Unit Price
|
Total
|
Remarks
|
| C1 | Box | 36 | Paper Napkin |
27.500
|
990.000
|
|
|
Total
|
990.000
|
|||||
(………………………) (………………………..) (……………….)
4. DAILY RECEIVING REPORT (DRR)
Daily Receiving Report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel.
Daily Receiving Report dapat dikalsifikasikan menjadi tiga golongan sesuai dengan kelompok barang seperti:
1. Daily Receiving Report untuk Food
2. Daily Receiving Report untuk Beverage
3. Daily Receiving Report untuk Material
Tujuan membuat Daily Receiving Report antara lain:
- Untuk mengetahui setiap saat jumlah barang yang diterima
- Sebagai alat kontrol apakah barang yang diterima sesuai dengan Purchase Order (PO)
- Untuk memudahkan bagian cost control dalam pembebanan biaya sesuai dengan chart of account
- Untuk memudahkan pencatatan kedalam kartu barang (Bincard/Cardex)
Hotel :
Alamat :
Daily Receiving Report Food
No :001
Date : 18 Mei 2006
| Inv No | Oty | Unit | Items | Unit Price | Total | Rem | Fruit&Vegt | Meat | Dairy Product |
| 001 |
30 60 24 36 |
Pac Kg Can Can |
UD
Pelangi Maizena Coffee Bali Cust Powder Baking Powder |
5500 5000 2500 3000 |
165.000 300.000 60.000 108.000 |
||||
|
Total: 633.000
|
|||||||||
(Receiving) (Store Keeper) (Cost Control)
Hotel :
Alamat :
Daily Receiving Report Beverage
No :002
Date : 18 Mei 2006
| Inv No | Oty | Unit | Items | Unit Price | Total | Rem | Liquer | Beer | Soft drink |
| 002 |
18 15 36 |
Btl Btl Btl |
UD
Pelangi Apricot Brandy Borzoi Vodka Bir Bintang Large |
105.000 115.000 10.000 |
1.890.000 1.725.000 360.000 |
||||
|
Total: 3.975.000
|
|||||||||
(Receiving) (Store Keeper) (Cost Control)
Hotel :
Alamat :
Daily Receiving Report Material Supplies
No :003
Date : 18 Mei 2006
| Inv No | Oty | Unit | Items | Unit Price | Total | Rem | Inventory | Other |
| 003 |
36 |
Box |
UD
Pelangi Paper Napkin |
27.500 |
990.000 |
|||
|
Total 990.000
|
||||||||
(Receiving) (Store Keeper) (Cost Control)
5. BINCARD
Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.
Dengan adanya metode bincard sangat membantu petugas gudang untuk mengetahui kondisi barang serta memudahkan didalam pengadaan pemesanan barang-barang yang sudah mendekati minimum stock.
Contoh Pembuatan Bincard:
Stock No A1 Bin No: 100-1
Description Maizena 400gr
Max : 40 Min :10 Unit: Pack
|
Date
|
Reference
|
In
|
Out
|
Balance
|
| 31 Aprl 2006
18 Mei 2006 |
Inventory
DRR 001 |
- 30 | - - | 10 40 |
6. CARDEX
Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar, dan sisa barang
Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh petugas cost control dalam hal mengetahui:
- Jumlah nilai barang yang tersisa digudang
- Tingkat turn over
- Harga alokasi per unit barang
- Jumlah barang yang dikonsumsi untuk kebutuhan operasional hotel
- Mengetahui barang yang jarang dipakai
- Jumlah barang masuk dan keluar
Contoh Pembuatan Cardex:
|
Date
|
Reference
|
Unit Cost
|
In
|
Out
|
Balance
|
| 31 Aprl 2006
18 Mei 2006 |
Inventory
DRR 001 |
5.500 |
-
30
|
-
-
|
10
40
|
Item: Maizena 400gr Stock No: A1 Unit: Pack
7. STOREROOM REQUISITION (SR)
Storeroom Requisition adalah tanda bukti permintaan barang digudang. Storeroom Requisition dapat dibedakan menjadi 3 antara lain:
- Storeroom Requisition Food
- Storeroom Requisition Beverage
- Storeroom Requisition Material and Supplies
- Asli dikirim ke cost control untuk diposting kedalam cardex
- Copy pertama ke gudang sebagai arsip
- Copy kedua dikirim ke bagian yang menggunakan barang tersebut
PEMBELIAN PERSEDIAAN
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan barang lain, dimana barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perusahaan/hotel. Ada beberapa tujuan diadakannya persediaan hotel, antara lain:
1. Menjaga kontinuitas usaha
2. Mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk
3. Menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan
4. Membuat perencanaan pembelian yang optimal
5. Menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang
6. Mencegah slow moving item
Penyimpanan barang persediaan sangat besar pengaruhnya bagi ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
1. Temperatur ruangan
2. Kebersihan dan kerapihan penyusunan barang
3. Metode penyimpanan barang
4. Sistem ventilasi
Bagian Yang Terlibat
1. Departemen yang membutuhkan
2. Gudang (Storeroom)
3. Pembelian (Purchasing)
4. Penerimaan (Receiving)
5. Cost Control
6. Hutang (Account Payable)
Dokumen Yang Digunakan
- Purchase Requisition (PR)
- Purchase Order (PO)
- Memorandum Invoice (MI)
- Daily Receiving Report (DRR)
- Quatation Analysis Price (QAP)
- Bincard
- Cardex
Laporan Yang Dihasilkan
Daily Receiving Report (DRR) yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang (receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.
PENGGUNAAN PERSEDIAAN
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan) cost control akan melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen operasi biasanya dilakukan malam hari saat kegiatan hotel berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang.
Bagian Yang Terlibat
- Departemen yang membutuhkan
- Gudang (Storeroom)
- Cost Control
Dokumen Yang Digunakan
- Storeroom Requisition (SR)
- Bincard
- Cardex
Laporan Yang Dihasilkan
- General food/beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman
- Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir periode, untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard
- Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman, yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost
- Daily food costt, merupakan laporan yang menunjukkan kondisi penjualan (perbandingan antara total cost dengan total sales) yang biasanya dinyatakan dengan persentase
PENGELUARAN KAS
Dalam usaha perhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masing-masing outlet (kasir FO, Restoran&Bar, dll) sehingga untuk memperlancar kegiatan operasional dibentuk kas kecil. Kasir yang ada dikantor belakang (back office) yang biasanya disebut General Cashier juga diberikan kas kecil dalam suatu jumlah tertentu yang bisa digunakan untuk melakukan pembayaran yang sifatnya mendesak, dimana jumlah yang diperkenankan dibayar secara tunai ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen. Setiap pengeluaran dana yang dilakukan oleh general cashier harus mendapat persetujuan terlebih dahulu, minimal oleh head department.
Pembayaran Gaji
Bagian Yang Terlibat
- Personalia
- Accounting Head Department
- General Manager
- General Cashier
- Daftar Gaji
- Slip Gaji
- Bank/Cash Disbursment Voucher
General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier
Pembayaran Hutang
Bagian Yang Terlibat
1. Account Payable/Hutang
2. Accounting Head Department
3. General Manager
4. General Cashier
Dokumen Yang Digunakan
- Voucher Payable
- Faktur
- Memorandum Invoice
- Bank/Cash Disbursment Voucher
General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier
Pembelian Tunai
Bagian Yang Terlibat
- Departemen yang memerlukan
- Purchasing/Pembelian
- Accounting Head Department
- Cost Control
- General Manager
- General Cashier
- Purchase Requisition
- Bank/Cash Disbursment Voucher
General Cashier Summary, merupakan ringkasan pengeluaran kas dalam satu periode yang dilakukan oleh general cashier.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar